Choisir le plus bas soumissionnaire : est-ce encore une bonne idée en TI ?

Il n'est jamais facile de choisir une compagnie pour réaliser un projet TI (technologie de l'information). Les projets sont souvent stratégiques pour l'organisation et l'échec de ceux-ci peuvent avoir un impact considérable sur le futur de l'organisation. Est-ce donc encore une bonne pratique de choisir le plus bas soumissionnaire ?

Comment choisir le bon soumissionnaire pour un site web ou un système de gestion ?

Voici le récit d'une expérience vécue. Lorsque je siégeais sur le comité de sélection d'une agence web pour la refonte d'un site web, j'ai dû évaluer les soumissions de plusieurs compagnies de façon indépendante. Par la suite, le responsable du comité a compilé les évaluations afin d'être en mesure de faire une recommandation. À l'époque, j'étais le seul à ne pas avoir le même ordre des soumissionnaires, n'ayant pas priorisé le plus bas prix, mais plutôt l'ensemble des paramètres pouvant affecter le projet. Suite à de nombreuses discussions, le responsable du comité a donc recommandé la plus basse soumission. Il faut dire que celle-ci était environ 25% inférieure aux autres. Cela pouvait s'expliquer par le fait que c'était une plus petite agence, donc que ces frais de fonctionnement étaient bien plus bas que les majors du domaine.

Par la suite au milieu du projet, j’ai eu la responsabilité de le gérer, ce qui fut un calvaire. La compagnie avait fait miroiter durant l'appel d'offres la qualité de son travail, alors que ce n'était pas le cas. Elle avait aussi garanti que nous pouvions déployer le site web sur n'importe quel serveur. Après un déploiement chez Microsoft Azure (Cloud computing ou informatique en nuage), la mauvaise qualité de programmation s’est très vite fait ressentir. Les requêtes ont surchargé le serveur ce qui a rendu le site très lent et de nombreuses fonctionnalités n'étaient même plus fonctionnelles. Cela fut une très grosse problématique pour l'organisation, car les clients se plaignaient de la lenteur de la plateforme que nous venions de lancer. L'agence web ne voulait pas prendre ses responsabilités et revoir la programmation, prétextant que la problématique venait des serveurs de Microsfot Azure. Après des analyses les ingénieurs de Microsfot nous ont avoué, à demi-mot, que la programmation était de très mauvaise qualité, ce qui engendrait notre problème. De plus, le serveur avait mal été configuré. Pour pallier à la situation, nous avons donc, durant des mois, payé des frais exorbitants d'hébergement afin d'augmenter la puissance du serveur.

Le choix du plus bas soumissionnaire a donc couté à la corporation deux fois et demie à trois fois le prix du projet initial, car moins d'un an après le premier lancement, un second lancement d'une plateforme entièrement repensée a été effectué.

Conclusion de l'expérience : il est préférable de bien analyser les soumissions et de toujours prendre le meilleur soumissionnaire, même si vous devez réduire les ambitions du projet à cause d'un budget limité. Le meilleur soumissionnaire est, selon mon expérience, la compagnie avec laquelle vous avez le sentiment profond que la relation d'affaires sera respectueuse et durable.

Pour toutes questions : Florent Garnerot \ Services-Conseils GaNéo \ info @ganeo.ca